Privacy

Chicago Homeless Management Information System (HMIS) Standard Privacy Posting

This notice describes how this agency in the HMIS Collaborative will use and protect the information about you and your dependents that is entered in HMIS and your rights to decide how your information is shared. The policies stated in the Standard Agency Privacy Policy Notice can be amended at any time and a draft will be posted at least 30 days prior to taking effect. Please read the full Standard Agency Privacy Practices Notice for more details.

Why we collect and enter your information

• To provide or coordinate services for you;
• To locate other programs that may be able to assist you;
• For functions related to payment or reimbursement for services provided by or on behalf of the Chicago HMIS Collaborative;
• To carry out administrative functions, including legal, audit, personnel, oversight, contract monitoring, program evaluation, and other management functions;
• To comply with government and funder reporting obligations;
• For data analysis, and community reporting purposes, including reporting to the Chicago CoC to inform policy decisions;
• For academic research and when required by law

Agency use and disclosure of your information

Your personal information may be used or disclosed with your consent for the following reasons:

• To provide or coordinate services for you and your family to help you end your homelessness.
• For purposes of data integration with other systems or data warehousing.

Your personal Information may be used or disclosed without your consent for the following reasons:

• For functions related to payment or reimbursement for services provided by or on behalf of the Collaborative;
• To carry out administrative functions, such as legal, audit, personnel, oversight, contract monitoring, program evaluation, and other management functions;
• To carry out maintenance and operation of the Chicago HMIS;
• To create reports for the CoC that include your data but only in a way your identity is not disclosed (this type of data is sometimes referred to as “anonymized” or “de-identified” data);
• When required by law to the extent that use or disclosure complies with and is limited to the requirements of the law;
• To avert a serious threat to health or safety;
• To report about an individual who is believed to be a victim of abuse, neglect, or domestic violence to a governmental authority (including a social service or protective services agency) authorized by law to receive reports of abuse, neglect or domestic violence;
• To a law enforcement official for a law enforcement purpose;
• For academic research purposes

Your rights and choices

• Obtain an electronic version or paper copy of your information/Ask to correct or amend your information.
• Request a preference for communication.
• Obtain a list of participating agencies in the Chicago HMIS Collaborative. The list will be posted on www.allchicago.org
• Obtain a copy of this Privacy Notice.
• Request to revoke your information from being shared.

Contact Information

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Trilogy – Notice Of Privacy Practices

Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

We respect client confidentiality and only release confidential information about you in accordance with Illinois and federal law. This notice tells you about our policies related to the use of the records of your care generated by Trilogy.

Trilogy Privacy Officer:
If you have any questions about this Notice or your rights, please contact the Privacy Officer at Trilogy, 1400 West Greenleaf Ave., Chicago, Illinois 60626, Phone – 773-564-4737.

YOUR RIGHTS

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Get a copy of your Record: You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical records or other health information that we have about you. Sometimes we may deny your request. If we do, we will tell you in writing what our reasons are for the denial and how you can appeal the denial. We may charge you a reasonable fee for copying and mailing the documents you request.

Ask us to correct your Record: You can ask us to correct your health records if you think they are incorrect or incomplete. You must make the request in writing to the Trilogy Privacy Officer. We may say “no” to your request, but we will tell you why within 60 days.

Contacting you: You can ask us to contact you in a specific way. For example, you can ask that we contact you only by phone or e-mail. Put your directions in writing and give it to a staff person at the program where you receive services. We can turn down the request, but we will always agree to it if it is reasonable.

Ask us to limit what we use or share: You can ask us not to use or share certain health information. You can request a restriction by submitting your request in writing to our Privacy Officer. We are not required to agree and we can say “no” if it would affect your healthcare.

Restriction on Certain Disclosures of Health Information If You Pay Out of Pocket for Services:
If you pay for services wholly out-of-pocket, you can request that we not disclose information about that particular treatment to your health plan; we are required to honor that request.

Get a list of those with whom we’ve shared information: You can ask for a list of the times we’ve shared your information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why. We will include all the disclosures except those about treatment, payment or healthcare operations and certain other disclosures (such as any you ask us to make). Please send your request in writing to the Trilogy Privacy Officer. We will respond to your written request within 60 days of receiving it. We may need to charge you a reasonable fee for your request.

Get a copy of this Privacy Notice: You can ask for a paper copy of this Notice at any time, even if you have agreed to receive the Notice electronically. We will provide you a paper copy promptly.

File a Complaint. You can complain if you feel we have violated your rights by writing to the Trilogy Privacy Officer. You may also file a complaint with the United States Department of Health and Human Services, Office of Civil Rights by sending a letter to Centralized Case Management Operations, U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Room 509F, HHH Bldg., Washington, D.C. 20201, OR calling 1-877-696-6775, OR visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

WE WILL NOT RETALIATE AGAINST YOU FOR FILING A COMPLAINT.

Your Choices

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

Authorization to Release your Record. For certain health information, you can tell us your choices about what we share, for example, sharing information with your family, close friends, or others involved in your care. These disclosures of your health information will be made only with your written authorization, unless otherwise permitted or required by law. You may withdraw or cancel that permission, in writing, at any time. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made before you withdrew your permission.

Marketing Purposes. We will never share your information for marketing purposes unless you give us written permission. This includes never using or disclosing any of your protected health information that would constitute the sale of that information without your authorization.

Psychotherapy Notes. Should we have such notes, we will not share them without your written permission.

Fundraising. Because we are a not-for-profit agency, we need help in raising money. We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.

OUR USES AND DISCLOSURES

How do we typically use or share your health information? We typically use or share your health information in the following ways. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes.

Help manage the treatment you receive: We can share information about you with other professionals who are treating you. For example, if you are in more than one Trilogy program, those programs will share information to decide which services work best for you.

Pay for your services: We can use and share your information in order to get paid for the treatment and services you receive, including your health insurance plan and other entities, like Medicaid or Medicare.

Run our organization: We can use some information about you to run our organization, improve your care, and contact you when necessary. This could be when we are evaluating the program you attend, training our staff, or when we are undergoing an audit and are required to share information, if requested, to determine our compliance with federal laws related to health care, to Illinois state agencies that fund our services, or for coordination of your care.

We are allowed to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good.

Emergencies: We can share information as needed to deal with an immediate emergency you are facing. For example, we may tell an ambulance crew what medications you’re taking.

Follow-up Appointments/Care: We can contact you with reminders of future appointments (we will leave appointment information on your answering machine unless you tell us not to). We might also tell you about benefits available to you or give you health-related information you might want to know about.

Court Order. We can share information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

Abuse or Neglect. We are required to notify government authorities if we suspect abuse, neglect or domestic violence.

Public Health and National Security. We may be required to share health information about you to government officials or military authorities that is necessary to complete an investigation related to public health or to national security; for example, health information could be important when the government believes that the public safety could benefit such as for preventing the spread of contagious disease, reporting adverse reactions to medications, or preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.

Coroners, Medical Examiners or Funeral Directors: We must give health information to coroners, medical examiners, or funeral directors so that they can do their jobs.

Organ and Tissue Donation: We can share your health information to organizations that are involved in organ or tissue donation.

Research: We may share information with our research staff, but only if Trilogy has formally approved the research. Trilogy will approve research only if the Research Department has proven that when data is disclosed your health information will be kept private.

Workers’ Compensation. We may share your health information as necessary to comply with laws related to workers’ compensation or other similar programs.

Comply with the Law or When Required by Law. We may share information when if state or federal law requires it, including the Department of Health and Human Services to see that we are complying with federal privacy law. For example, if a crime is committed on our property or against our personnel, we may share information with law enforcement, so they can catch the criminal. We may also call the police or sheriff when we think someone is in immediate danger.

OUR RESPONSIBILITIES

We are required by law to maintain the privacy of your health information in accordance with federal and state law.

Protecting Your Confidential Information. Please be aware that state and other federal laws may have additional requirements that we must follow or may be more restrictive than HIPAA on how we use and disclose your health information (such as those laws applicable to alcohol and drug abuse patient records (42 CFR Part 2) and mental health records (740 ILCS 110 et seq.)).

When we release information, we will not release more information than necessary. We will not share or use information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time.

Notifying you of a Breach. You have the right to be notified if we discover there was a breach of your unsecured health information. This would include information that could lead to identity theft. You will be notified if there is a breach or a violation of the HIPAA Privacy Rule and there is an assessment that your protected information may be compromised.

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Trilogy participates with other similar behavioral health services agencies in the Independent Practice Association (IPA) Network established by Illinois Health Practice Alliance, LLC. Through the Illinois Health Practice Alliance, LLC, Trilogy and other participating behavioral health services agencies have formed one or more organized systems of health care in which the agencies participate in joint quality assurance activities, and/or share financial risk for the delivery of health care with the other participating agencies, meaning that these agencies can participate in an Organized Health Care Arrangement (“OHCA”), as defined by the HIPAA Privacy Rule. As OHCA participants, Trilogy, along with all the other participating behavioral health services agencies, may share the PHI of their clients for the Treatment, Payment and Health Care Operations purposes of all OHCA participants.

We reserve the right to change this Notice and our privacy practices based on the needs of Trilogy and changes in Illinois and Federal law. The new notice will be available upon request, at all our locations and on our web site.

Effective date: May 23, 2019

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Trilogy, Atención De Salud Del Comportamiento – Aviso De Prácticas De Privacidad

Su información. Sus derechos. Nuestras responsabilidades.

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE DIVULGAR Y USAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALO DETENIDAMENTE.

Respetamos la confidencialidad del cliente y solo revelamos información confidencial sobre usted de acuerdo con las leyes federales y de Illinois. En este aviso, se le informa sobre nuestras normas relacionadas con el uso de los registros de su atención médica generados por Trilogy.

Oficial de Privacidad de Trilogy: Si tiene alguna pregunta sobre esta norma o sus derechos, llame Mary Conway, 773-564-4737.

Your Rights

Cuando se trata de su información de salud, usted tiene ciertos derechos. En esta sección se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle a usted.

Obtener una copia de su registro. Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de sus registros médicos u otra información de salud que tengamos sobre usted. A veces podemos rechazar su solicitud. Si lo hacemos, le indicaremos por escrito cuáles son nuestras razones para rechazar su solicitud y cómo puede apelar dicho rechazo. Es posible que le cobremos una tarifa razonable por copiar y enviar por correo los documentos que solicite.

Pedirnos que corrijamos sus registros: Puede pedirnos que corrijamos sus registros de salud si cree que son incorrectos o están incompletos. Debe hacer la solicitud por escrito al Oficial de Privacidad de Trilogy. Podemos decir “no” a su solicitud, pero le diremos por qué dentro de 60 días.

Indicarnos cómo comunicarnos con usted: Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica. Por ejemplo, puede solicitar que nos comuniquemos con usted solo por teléfono o correo electrónico. Ponga sus instrucciones por escrito y entrégueselas a un miembro del personal en el programa donde usted recibe servicios. Podemos rechazar la solicitud, pero siempre la aceptaremos si es razonable.

Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos: Puede pedirnos que no usemos ni compartamos cierta información médica. Puede solicitar una restricción enviando su solicitud por escrito a nuestro Oficial de Privacidad. No tenemos la obligación de aceptar su solicitud y podemos decir “no” si el aceptarla afectaría su tratamiento.

Pedirnos que no divulguemos cierta información de salud si usted paga de su bolsillo por los servicios: Si paga por los servicios totalmente de su bolsillo, usted puede solicitar que no divulguemos a su plan de salud información sobre ese tratamiento en particular; y nosotros tenemos la obligación de honrar esa solicitud.

Obtener una lista de aquellos con quienes hemos compartido información: Puede solicitar una lista de las veces que hemos compartido su información durante seis años antes de la fecha de su solicitud, con quién la compartimos y por qué. Incluiremos todo lo que hayamos divulgado, excepto lo relativo al tratamiento, pago u operaciones de atención médica y ciertas otras divulgaciones (como las que usted nos pida que hagamos). Envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad de Trilogy. Responderemos a su solicitud dentro de los 60 días de recibirla. Es posible que tengamos que cobrarle una tarifa razonable para satisfacer su solicitud.

Obtener una copia de este aviso de privacidad: Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir el aviso electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa cuanto antes.

Presentar una queja: Puede quejarse escribiendo al Oficial de Privacidad de Trilogy si siente que hemos violado sus derechos. También puede presentar una queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, Oficina de Derechos Civiles, enviando una carta a Centralized Case Management Operations, U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Room 509F, HHH Bldg., Washington, D.C. 20201, O llamando al 1-877-696-6775, O visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

NO TOMAREMOS REPRESALIAS CONTRA USTED PORQUE USTED HAYA PRESENTADO UNA QUEJA.

Your Choices

En lo relativo a cierta información de salud, puede decirnos sus opciones sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara en cuanto a cómo compartimos su información en las situaciones descritas a continuación, hable con nosotros. Díganos lo que quiere que hagamos, y seguiremos sus instrucciones.

Autorización para divulgar sus registros. En lo relativo a cierta información de salud, puede indicarnos sus opciones sobre lo que compartir; por ejemplo, compartir información con su familia, amigos cercanos u otros involucrados en su cuidado. Estas divulgaciones de su información de salud se harán sólo con su autorización por escrito, a menos que la ley permita o exija algo diferente. Usted puede retirar o cancelar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Usted entiende que no podemos recuperar ninguna información que hayamos divulgado antes de que usted retire su permiso.

Fines de marketing. Nunca compartiremos su información con fines de marketing a menos que nos dé un permiso escrito para hacerlo. Esto incluye nunca usar ni divulgar su información de salud protegida que constituya la venta de esa información sin su autorización.

Notas de psicoterapia. Si tenemos tales notas, no las compartiremos sin su permiso por escrito.

Recaudación de fondos. Debido a que somos una agencia sin fines de lucro, necesitamos ayuda para recaudar dinero. Podemos comunicarnos con usted en nuestros esfuerzos de recaudación de fondos, pero puede decirnos que no volvamos a comunicarnos con usted.

Our Uses and Disclosures

¿Cómo usamos o compartimos normalmente su información de salud? Normalmente usamos o compartimos su información de salud de las siguientes maneras. Tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de que podamos compartir su información para estos fines.

Ayudar a administrar el tratamiento que usted recibe: Podemos compartir información sobre usted con otros profesionales que lo estén tratando. Por ejemplo, si está en más de un programa de Trilogy, esos programas compartirán información para decidir qué servicios son los que más le convienen a usted.

Pagar por sus servicios: Con el fin de recibir el pago por el tratamiento y los servicios que usted recibe, podemos usar y compartir su información con su plan de seguro de salud y otras entidades, como Medicaid o Medicare.

Administrar nuestra organización: Podemos usar cierta información sobre usted para administrar nuestra organización, mejorar la atención que prestamos y comunicarnos con usted cuando sea necesario. Podríamos hacerlo cuando estamos evaluando el programa al que asiste o capacitando a nuestro personal, o cuando estamos bajo una auditoría y tenemos la obligación de compartir información, si se solicita, para determinar nuestro cumplimiento de las leyes federales relacionadas con la atención médica, o cuando debemos dar información a las agencias estatales de Illinois que financian nuestros servicios, o para coordinar la atención que usted recibe.

Se nos permite compartir su información de otras maneras – generalmente de maneras que contribuyen al bien público.

Emergencias: Podemos compartir información según sea necesario para hacer frente a una emergencia inmediata a la que usted se enfrente. Por ejemplo, podemos decirle a la tripulación de una ambulancia qué medicamentos está tomando usted.

Seguimiento de citas/atención: Podemos enviarle recordatorios de futuras citas (dejaremos información acerca de la cita en su contestador automático a menos que nos diga que no lo hagamos). También podríamos informarle sobre los beneficios disponibles para usted o darle información relacionada con la salud que quizás desee conocer.

Orden judicial. Podemos compartir información sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

Abuso o negligencia. Tenemos la obligación de notificar a las autoridades gubernamentales si sospechamos abuso, negligencia o violencia.

Salud pública y seguridad nacional. Es posible que se nos exija compartir con funcionarios gubernamentales o autoridades militares información médica sobre usted que sea necesaria para completar una investigación relacionada con la salud pública o con la seguridad nacional; por ejemplo, la información de salud podría ser importante cuando el gobierno cree que la seguridad pública podría beneficiarse de prevenir la propagación de enfermedades contagiosas, reportar reacciones adversas a medicamentos, o prevenir o reducir una amenaza seria para la salud o la seguridad de alguien.

Forenses, examinadores médicos o directores de funerarias: Debemos dar información de salud a los médicos forenses, examinadores médicos o directores de funerarias para que puedan hacer su trabajo.

Donación de órganos y tejidos: Podemos compartir su información de salud con organizaciones involucradas en la donación de órganos o tejidos.

Investigación: Es posible que compartamos información con nuestro personal de investigación, pero solo si Trilogy ha aprobado formalmente la investigación. Trilogy aprobará la investigación solo si el Departamento de investigación ha demostrado que se mantendrá en privado su información de salud cuando se divulguen datos.

Indemnización por accidente de trabajo: Es posible que compartamos su información médica según sea necesario para cumplir con las leyes relacionadas con indemnización por accidente de trabajo u otros programas similares.

Para cumplir con la ley o cuando lo exija la ley. Podemos compartir información cuando la ley estatal o federal lo requiera, incluyendo para que el Departamento de Salud y Servicios Humanos vea que estamos cumpliendo con la ley federal de privacidad. Por ejemplo, si se comete un delito en nuestra propiedad o contra nuestro personal, podemos compartir información con la policía para que puedan atrapar al criminal. También podemos llamar a la policía o al sheriff cuando pensamos que alguien está en peligro inmediato.

Our Responsibilities

Tenemos la obligación de mantener la privacidad de su información de salud de acuerdo con las leyes federales y estatales.

Proteger su información confidencial. Tenga en cuenta que las leyes estatales y otras leyes federales pueden tener requisitos adicionales que debemos llenar o que pueden ser más restrictivos que la HIPAA en la forma en que usamos y divulgamos la información sobre su salud (como las leyes aplicables a los registros de pacientes con abuso de alcohol y drogas (42 CFR parte 2)
y registros de salud mental (740 ILCS 110 et seq.)).

Cuando divulguemos información, no divulgaremos más información de la necesaria. No compartiremos ni usaremos información que no sea como se describe aquí a menos que usted nos indique por escrito que podemos hacerlo. Si nos dice que podemos hacerlo, usted puede cambiar esa decisión en cualquier momento.

Notificarle acerca de una infracción. Usted tiene derecho a que se le notifique si se descubre que hubo una violación de su información de salud no segura. Esto incluiría información que podría llevar al robo de identidad. Se le notificará si hay una infracción o una violación de las Reglas de Privacidad de la HIPAA y se cree que su información protegida puede verse comprometida.

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Trilogy participa con otras agencias de servicios de salud del comportamiento similares en la Red de Asociaciones de Práctica Independiente (IPA) establecida por Illinois Health Practice Alliance, LLC. A través de la Illinois Health Practice Alliance, LLC, Trilogy y otras agencias de servicios de salud del comportamiento participantes han formado uno o más sistemas organizados de atención médica en los que las agencias participan en actividades conjuntas para garantizar la calidad, o compartir el riesgo financiero para prestar atención médica con otros organismos participantes, lo que significa que estas agencias pueden participar en un Convenio de Atención Médica Organizada (“OHCA”), según se define en las Reglas de Privacidad de la HIPAA. Como participantes de OHCA, Trilogy y todas las demás agencias de servicios de salud del comportamiento participantes pueden compartir la Información Médica Protegida (PHI) de sus clientes para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica de todos los participantes de OHCA.

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, comuníquese con el Oficial de Privacidad de Trilogy, 1400 West Greenleaf Ave., Chicago, Illinois 60626, teléfono: 773-564-4737.

Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso y nuestras prácticas de privacidad en función de las necesidades de Trilogy y los cambios en las leyes federales y de Illinois. El nuevo aviso estará disponible bajo petición en todas nuestras ubicaciones y en nuestro sitio web.

Fecha de vigencia: 23 de mayo de 2019

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